CAPÍTULO I: IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE. En cumplimiento del Artículo 17, literal g) de la Ley 1581 de 2012, se identifica al Responsable:
- Razón Social: INVERSIONES REY ORTIZ E HIJOS Y CÍA S. EN C.
- NIT: 900713058-1
- Domicilio: Girón, Santander.
- Dirección de correspondencia: CALLE 6 # 13 – 24
- Municipio: Bucaramanga – Santander
CAPÍTULO II: MARCO LEGAL Y FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA: Esta política se rige por el bloque de constitucionalidad y legalidad compuesto por:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Derecho a la intimidad, buen nombre y Habeas Data.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Ley Estatutaria 1266 de 2008: Relativa al manejo de información en bases de datos personales, financiera y crediticia.
- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25): Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
CAPÍTULO III: DEFINICIONES TÉCNICAS. De conformidad con el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para efectos de esta política se entiende por:
- Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable
CAPÍTULO IV: PRINCIPIOS RECTORES. Basado en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos en esta compañía se regirá por los principios de:
- Legalidad: Sujeción estricta a la ley.
- Finalidad: Uso legítimo e informado.
- Libertad: Solo con consentimiento o mandato legal.
- Veracidad: Información exacta y actualizada.
- Transparencia: Derecho del titular a obtener información sobre sus datos.
- Seguridad y Confidencialidad: Protección contra acceso no autorizado y reserva de información.
CAPÍTULO V: CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS. Según lo establecido en el Capítulo II del Decreto 1377 de 2013, la compañía clasifica los datos en:
- Datos Públicos: Relativos al estado civil de las personas, profesión u oficio.
- Datos Sensibles (Art. 5 Ley 1581): Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido genera discriminación (biometría, salud, orientación política). El Titular no está obligado a autorizar su tratamiento
CAPÍTULO VI: DERECHOS DEL TITULAR.De acuerdo con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPÍTULO VII: DEBERES DEL RESPONSABLE. Según el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la empresa se obliga a:
- Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
CAPÍTULO VIII: PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
8.1. Consultas (Art. 14 Ley 1581 de 2012)
El Titular podrá consultar sus datos personales. La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles. En caso de prórroga, se informará antes del vencimiento y el plazo adicional no superará los cinco (5) días hábiles.
8.2. Reclamos (Art. 15 Ley 1581 de 2012)
Para corregir, actualizar o suprimir datos, o por presunto incumplimiento de deberes:
- Término de respuesta: Quince (15) días hábiles.
- Subsanación: Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes. Si tras dos (2) meses no se completa, se entenderá desistido.
- Leyenda de “Reclamo en Trámite”: Se incluirá en la base de datos en un término de dos (2) días hábiles tras recibir el reclamo completo.
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico admin_bucaramanga@hielolaesmeralda.com o en la dirección CALLE 6 # 13 – 24, Girón, Santander indicando:
● Nombre completo del titular.
● Número de identificación.
● Descripción clara de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
● Dirección de correspondencia y correo electrónico.
● Documentos que se quieran hacer valer.
Los tiempos de respuesta serán los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
CAPÍTULO IX: TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
Conforme al Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo excepciones legales o autorización expresa del titular.
CAPÍTULO X: VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
En cumplimiento del Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, esta política entra en vigencia el 23 de septiembre de 2025. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo que dure la finalidad del tratamiento o según lo exijan normas legales de archivo (ej. Historias laborales, registros contables).
HERMES REY MELÉNDEZ
Representante Legal
INVERSIONES REY ORTIZ E HIJOS Y CÍA S. EN C.